Teoría de base de datos:

Para organizar grandes cantidades de información, hay que estructurarla y dividirla. 

Tipos de datos:

-alfanuméricos (texto corto -255 caract- o largo -65.536-)

-numéricos (no admiten letras)

-Fecha (los necesitas si quieres hacer operaciones de cálculo entre 2 momentos)

-Sí/no (válidos aspectos como "animal peligroso", "vendido/disponible", "profesional / particular"

-Objetos OLE (para añadir fotos a un expediente o ficha de algo/alguien)

Podríamos partir de una tabla hecha en Excel, para rescatar (importar) datos que ya teníamos en diferentes hojas de Excel.

El "truco" consiste en conectar (relacionar, unir) datos que existen en diferentes áreas. Por ejemplo, en las tablas (fichas):

*Clientes: Cod.Cliente, DNI, Nombre, Apel, TLF, Dirección, E-Mail, Observaciones

*Vendedores: Cod.Vendedor, DNI, Nombre, Apel, TLF, Dirección, E-Mail, Turno, Categoría

*Facturas: Cod.Factura, Cod.Cliente, Cod. Vendedor, Fecha, Concepto, Importe

Existe un tipo de dato llamado "autonumérico" (vamos a decir "automático") donde Access (gestor de Bases de Datos), se encarga de ponerle la numeración oportuna. No es recomendable usarlo, porque si deseas conectar ese dato, tiene que ser DEL MISMO TIPO EN TODAS LAS TABLAS y eso no sería posible.

De hacerlo así, podríamos tener:

-Cod.Cliente

-Cod.Facturas

-Cod.Vendedor

TODOS como "autonumérico" y eso permite que Access asigne automáticamente las referencias (id --> identificadores internos) adecuados, algo muy cómodo para generar nº de factura (que NO relacionas con nada más, pero NO tanto con Clientes o Vendedores).

El trabajo con Access es sencillo:

-Usamos "Vista diseño" para crear la estructura de datos (o cambiar el "tipo")

-Usamos "Vista Hoja de datos", cuando deseamos añadir nueva información (aquí sí se parece a Excel)

-Para conectar datos ("relaciones"), tienes que tener TODAS las tablas cerradas

-NO puedes relacionar una venta de alguien que todavía NO has puesto como trabajador, ya que Access NO encontrará esa referencia y NO permitirá que asocies un vendedor a una factura, si el comercial NO Existe

Campo: cada dato que estás usando (nombre, código,......), con el tipo que corresponda (texto, numérico, fecha, etc)

Registro: TODOS tus datos (nombre+apell+ TLF + etc)

-Para crear nuevas tablas: menú "Crear", "Diseño de tabla" (así vas directo a los tipos de datos), es mejor que partir directo de la tabla "vacía"

-TODAS las tablas DEBERÍAN tener un campo principal, único, que sabes que NO se va a repetir (nº de factura, matrícula de un coche...), lo que te permite tener a una misma persona en 2 turnos diferentes o en varias empresas, sin que haya "conflicto" (bloqueo de Access por pensar que tienes a una misma persona "repetía", dada de alta dos veces por error)

-Para conectar las tablas, vamos al menú "Herramientas de base de datos" , "Relaciones", haciendo clic sobre cada tabla (para que aparezca) y "arrastrando y soltando" , conectando un mismo dato (p.ej. "cod.cliente"), de una tabla (clientes) hasta otra tabla donde también aparezca (p.ej. "tabla facturas", donde tenemos un cliente que ha formalizado esa misma compra)

-Consultas: "picoteo" de los datos que te interesan, p.ej. me piden un listado de las ventas de un comercial, indicando qué se ha vendido, el precio y a quién. También permite indicar que se pregunte el código del vendedor, para no sacar una lista de TODOS los vendedores y luego tener que buscarlo visualmente

Al ir a "Crear" , "asistente para consultas", puedes elegir el primer asistente (consulta sencilla) y así elegir, de cada tabla, los datos (campos) que te interesan.

En "criterios" puedes poner  =[¿Qué vendedor buscas?]  (Exactamente así) , para que Access te pregunte el código ("Vendedor1", p.ej.)