25 de abril de 2024 - Excel Día 1 (turno mañana)

-Tenemos una hoja de cálculo, que viene a ser una planilla donde situar datos, que podamos ordenar, sumar, contar o visualizar en forma de gráficos

-Cuando usamos un archivo de Excel, trabajamos con diferentes páginas, pero NO se ven en vertical, si que son áreas visualmente separadas, pero donde podemos relacionar unas con otras

-Desde Office 2007 usamos el formato .XLSX (X = eXtendido), antes era .XLS (Excel Sheet = hoja de Excel). El límite lo pone el ordenador, aunque tenemos +1 millón de filas (líneas) y miles de columas (hasta XFD)

-Tenemos referencias para celda en base a su columna y fila , p.ej. A4 significa que es una casilla situada en la columna A y en la fila 4 (y haremos referencia a ella si tenemos que realizar operaciones de suma, resta, etc)

-Existe un Office online, pero requiere cuenta de Microsoft (correo@outlook.com o hotmail). NO es igual de completo y se pensó para tablets o smartphones que NO tengan espacio suficiente para instalar Office completo

-Recuerda que:

*El símbolo triangular que está sobre la fila 1, permite seleccionar TODA la hoja (no sólo lo que tienes escrito, si no TODA la información que tengas en esa página concreta, "Hoja 1")

*Sumamos cantidades fácilmente seleccionando TODO lo que necesites y dejando una casilla vacía para ver "ahí" el resultado, el botón a pulsar es el de "E" (autosuma)

*Las cantidades puedes convertirlas a "Euros", pulsando en el botón de "billetes y monedas" (debajo de la palabra "General")

*Añadimos y quitamos decimales con los botones de "<-- 0/O"

*Puedes copiar aspecto y "formato" (tipo de celda) de una casilla (Celda) a otra, haciendo lo siguiente:

1º haces clic sobre la celda a "imitar"

2º pulsas el botón del "cepillo"(copiar formato)

3º haces clic sobre las celdas que quieras que cambien(en nuestro caso,los gastos de febrero)

*Repetición de "Series" (datos que se repiten)

-Si pongo "1", Excel repite 1 , 1 , 1 , 1

-Si pongo "lunes", Excel dirá "martes", mierc...

-Si pongo "enero", saldrá febrero, marzo.....

-Pero si pones 1, 2 (los seleccionas) y repites, él pondrá 1, 2, 3, 4.......

-Si escribo A y luego B, él repite, A,B, A, B....

Repitiendo sumas (botón de Autosuma)

-Si tengo varios meses y una fila con un gasto (p.ej. Luz), si me sitúo en una columna de "gastos total" y pulso "Autosuma", me crea esto:    =SUMA(B2:D2)

(quiere decir que va a SUMAR TODO lo que vaya desde B2 hasta D2) , en lugar de usar:

=B2 + C2 + D2 

(no debes usarlo, porque si pones una celda con un dato de texto, te dará fallo)

OTROS TRUCOS DE INTERÉS:

-Si quiero seleccionar toda una tabla, en pocos pasos, puedo hacer clic en la primera celda (véase "A1") y pulsando CTRL + Mayus (SHIFT o flecha "arriba", no confundir con Bloq Mayus o el cursor de subir hacia arriba) y el cursor de desplazamiento hacia la derecha, verás que te selecciona la primera columna, pero si a continuación pulsas CTRL+Mayus/ Shift y la tecla de "abajo", terminará de seleccionar el resto de filas

-Cuidado, porque si sólo pulsas CTRL y los cursores de desplazamiento (izquierda, derecha, arriba o abajo), se te moverá por toda la hoja, incluyendo los extremos (fila 1 millón, etc)

*Filtros y ordenación (para poder esconder los gastos que NO deseamos ver, ojo, que los totales NO van a cambiar, ¡¡¡tenlo en cuenta!!!)

*Función (palabra especial, dentro de Excel) SI, pensada para que, dependiendo del valor de la celda, muestre unos mensajes u otros. P.ej:

-Si el gasto de ese trimestre es mayor que 200 euros, quiero que aparezca un texto que indique "te has pasado", si no, que diga "todo va bien".

=SI ( E3 < 100 ; "todo bien" ; "tas pasao" )

Es decir, Si el valor de la celda E3 es menor que 100 , indicará "todo bien", pero si no se cumple, o sea, es igual o mayor que 100, pondrá el otro mensaje, "tas pasao")

Si fueran cifras de ventas y dieras comisión en base al nº de unidades vendidas, podrías poner:

=si (E3 < 100;  3%  ;  5% )

Con esto, le digo a Excel que si se venden menos de 100 unidades, corresponde el 3% de comisión,pero si vendes 100 o más, será un 5%

*Si tienes una celda con texto y es demasiado grande, para que puedas verla completa y se reparta automáticamente, pulsa botón derecho y en "Formato de Celdas", "Alineación", elige "Ajustar texto" (así se reparte en diferentes filas si no hay anchura suficiente). 

*Si necesitas añadir un comentario, pulsa botón derecho, "insertar comentario", lo que escribas, sólo se verá al pasar por encima.

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Mañana veremos:

-Fórmulas de CONTAR (muy útiles)

-SUMAR.SI (cálculo de totales dependiendo de la persona, en vez de hallar totales absolutas)

-Gráficos sencillos

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Curiosidades del día:

-En caso de pantallazo azul, tienes que usar el programa "blue Scren View" (Nirsoft.Net), para poder ver qué pasó exactamente:

https://www.nirsoft.net/utils/blue_screen_view.html

Recuerda que si haces limpieza de archivos temporales (inicio - Tempo), si eliminas los registros (logs) de diagnóstico, NO tendrá información para mostrar (tenlo en cuenta).